Anwendungsbeispiele für intelligente Materialschränke in der Unternehmensvermögensverwaltung und der Verwaltung von Büroausstattung

In Konzernunternehmen, Unternehmen mit zahlreichen Niederlassungen sowie in Unternehmen, die Forschung und Entwicklung mit der Produktion vereinen, bestehen seit langem Probleme im Zusammenhang mit hochwertigen Büroanlagen wie Laptops, Monitoren, Projektoren, tragbaren Peripheriegeräten und speziellen Testgeräten: Die Registrierung bei der Ausgabe ist umständlich, die Nachverfolgung bei abteilungsübergreifender Weitergabe ist schwierig, der Aufwand für Inventur ist enorm und es kommt zu Verlusten durch ungenutzte Anlagen. Bei herkömmlichen Verwaltungsmodellen, die auf Excel-Tabellen und Ausleih- und Rückgabescheinen in Papierform basieren, wenden Verwaltungs- und IT-Anlagenmanager einen Großteil ihrer Zeit für die Registrierung, Überprüfung und Bestandsaufnahme auf. Da die Informationen zum Anlagenstatus oft nicht aktuell sind, lassen sich Standort, Nutzer und Wartungszyklen der Geräte nicht eindeutig ermitteln, was zu Doppelbeschaffungen, Verlusten und ungenutzten Anlagen führt. Intelligente Materialschränke (intelligente Anlagenschränke) vereinen RFID-Technologie, elektronisch gesteuerte Fächer, Identitätsprüfung per Gesichtserkennung oder Kartenleser sowie eine Backend-Plattform für die Anlagenverwaltung. Sie lassen sich mit OA-, ERP- und Unternehmensanlagensystemen verknüpfen und ermöglichen so die selbstständige Ausleihe und Rückgabe von Bürogeräten, automatische Buchführung, Erinnerungen an fällige Rückgaben, automatische Bestandsaufnahmen sowie Warnmeldungen zu Wartungsfälligkeiten. In diesem Artikel werdenVerwaltung der IT-Büroausstattung in der Konzernzentrale, Verwaltung der tragbaren Testgeräte im Forschungs- und Entwicklungszentrum sowie Verwaltung der Verwaltungsverbrauchsmaterialien und gemeinsam genutzten Vermögenswerte in den verschiedenen ProduktionsstandortenDrei Fallbeispiele aus der Praxis, eine quantitative Analyse von Kennzahlen wie der Effizienz der Anlagenausgabe, dem Zeitaufwand für Inventuren, der Verlustquote, der Auslastungsrate und den Beschaffungskosten vor und nach der Umstellung, eine Analyse des digitalen Mehrwerts intelligenter Materialschränke im Kontext der Büroanlagenverwaltung sowie eine Aufarbeitung der wichtigsten Punkte und Anwendungsgrenzen bei der Projektumsetzung, um praktische Anhaltspunkte für eine schlanke, digitale Verwaltung von Anlagevermögen und IT-Büroausstattung in Unternehmen zu liefern.

I. Einleitung

Mit der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit, projektbasierten Arbeitsmodellen und der abteilungsübergreifenden gemeinsamen Nutzung von Geräten werden die Unternehmensressourcen immer vielfältiger. Dazu gehören Laptops, mobile Workstations, Monitore, tragbare Drucker, Projektoren, Kameras, Videokonferenzgeräte sowie Forschungs- und Entwicklungs-Testgeräte. Da diese Geräte einen hohen Stückpreis aufweisen und zum Anlagevermögen des Unternehmens gehören, müssen sie in ein ganzheitliches Lebenszyklusmanagement eingebunden werden. In vielen Unternehmen sind die Vermögenswerte auf verschiedene Etagen und Abteilungen verteilt. Da sie häufig von Mitarbeitern vorübergehend ausgeliehen, für Projekte entnommen oder auf Dienstreisen mitgenommen werden, sind die Prozesse zur Rückgabe, Übergabe und Rücknahme bei Ausscheiden aus dem Unternehmen komplex.

Beim herkömmlichen Modell der Büroausstattungsverwaltung werden Aus- und Rückgabedaten manuell von IT- oder Verwaltungsmitarbeitern erfasst. Die größten Probleme konzentrieren sich dabei auf folgende Aspekte:

1. Die Ausleihe und Rückgabe erfolgen durch spezielles Personal, was aufgrund von Zeitkonflikten zu Engpässen im Ablauf führt. Mitarbeiter, die Geräte ausleihen möchten, müssen dies während der Öffnungszeiten der Verwaltungs- bzw. IT-Abteilung registrieren lassen; außerhalb der regulären Arbeitszeiten, d. h. in Überstunden, nachts und am Wochenende, ist eine Ausleihe nicht möglich. Wenn der Verwalter auf Dienstreise oder im Urlaub ist, kommt der Ausleih- und Rückgabevorgang zum Erliegen, was den Projektfortschritt beeinträchtigt.
2. Veraltete Angaben im Vermögensverzeichnis, Schwierigkeiten bei der Feststellung der Verantwortlichkeiten. Bei der manuellen Erfassung in Papierbüchern und Excel-Tabellen kommt es leicht zu Auslassungen und Fehlern; nach der abteilungsübergreifenden Ausleihe von Geräten werden die Aufzeichnungen nicht aktualisiert, sodass bei Verlust oder Beschädigung von Vermögenswerten die Verantwortlichen nicht ermittelt werden können; zudem wird die Rückgabe von Vermögenswerten durch ausgeschiedene Mitarbeiter häufig übersehen, was zu Vermögensverlusten führt.
3. Die Kosten für eine Bestandsaufnahme sind extrem hoch. Die Bestandsaufnahme des Anlagevermögens erfordert die Mitwirkung aller Mitarbeiter, da die Seriennummern jedes einzelnen Geräts überprüft werden müssen. In großen Unternehmen dauert die Bestandsaufnahme oft mehrere Tage und erfordert den Einsatz mehrerer Mitarbeiter; zudem ist es schwierig, die Ursachen für Abweichungen zurückzuverfolgen, und die jährliche Bestandsaufnahme beansprucht einen erheblichen Personalaufwand.
4. Ungenutzte Vermögenswerte und doppelte Beschaffungen gehen Hand in Hand. Da der Status der Geräte nicht in Echtzeit eingesehen werden kann und unklar ist, ob sie ungenutzt sind, sich in Reparatur befinden oder ausgeliehen wurden, beantragen die Abteilungen zur Sicherstellung der Projektdurchführung direkt die Anschaffung neuer Geräte, wodurch eine große Menge an Vermögenswerten ungenutzt bleibt und die Kapitalbindung bei den Sachanlagen hoch ist.
5. Die Wartungsintervalle lassen sich nur schwer kontrollieren. Da die Fälligkeitstermine für die Wartung und Instandhaltung der Anlagen sowie deren Ausmusterungsfristen auf manuelle Kalendererinnerungen basieren, kann es leicht passieren, dass Wartungstermine versäumt werden, was zu plötzlichen Anlagenausfällen und damit zu höheren Reparaturkosten führt.

Viele Unternehmen erwägen die Digitalisierung ihrer Sachanlagen, doch herkömmliche, vollständig automatisierte Lager für Sachanlagen sind mit hohen Investitionen verbunden, benötigen viel Platz und haben lange Umstellungszeiten.Intelligentes MaterialkabinettEs handelt sich um eine digitale Lösung für leichte Anlagen, bei der die Schränke in Bürobereichen, IT-Räumen und Forschungs- und Entwicklungsbereichen aufgestellt werden, wodurch bestehende Räumlichkeiten wiederverwendet werden und keine umfangreichen baulichen Umbauten erforderlich sind. Mitarbeiter können Bürogeräte selbstständig per Kartenscan, Gesichtserkennung oder mit Benutzername und Passwort ausleihen und zurückgeben. Das System erfasst automatisch den Entleiher, den Zeitpunkt und die Inventarnummer, erstellt automatisch ein Anlagenbuch, versendet Warnmeldungen bei fälliger Rückgabe sowie Wartungserinnerungen, führt automatische Bestandsaufnahmen durch und ist mit dem OA-System sowie dem Anlagenverwaltungssystem des Unternehmens verbunden. So wird der gesamte Prozess von der Beantragung über die Entnahme, Rückgabe, Wartung sowie die Ausmusterung und löst damit die Herausforderungen bei der Verwaltung von Büroausstattung in Unternehmen.

In diesem Artikel werden drei Fallbeispiele für die Einführung in Unternehmen verschiedener Branchen herangezogen, um anhand verschiedener Dimensionen – darunter Projektprobleme, Umsetzungslösungen, quantitative Kennzahlen und Erfahrungen bei der Umsetzung – die Auswirkungen der Einführung intelligenter Materialschränke auf die Verwaltung von Anlagevermögen und Büroausstattung in Unternehmen zu untersuchen und eine Methodik für den digitalen Aufbau der Vermögensverwaltung zusammenzufassen.

II. Funktionsweise intelligenter Materialschränke und Kernkompetenzen im Bereich der Verwaltung von Büroausstattung

(1) Grundlegende Funktionsweise intelligenter Materialschränke

Der intelligente Materialschrank besteht aus eigenständig elektronisch gesteuerten Fächern, einem RFID-Erkennungsmodul, einem industriellen Touchscreen-Terminal, einem Kommunikationsmodul und einer Backend-Plattform zur Anlagenverwaltung. Jedes hochwertige Bürogerät wird mit einem eindeutigen RFID-Etikett versehen und in die Bestandsdatei aufgenommen, die folgende Angaben enthält: Bestandsnummer, Gerätemodell, Anschaffungspreis, Anschaffungsdatum, Fälligkeitsdatum für Wartung und Instandhaltung, Aufbewahrungsort sowie die zuständige Abteilung. Die Bestandsdaten werden mit der Backend-Plattform für die Bestandsverwaltung synchronisiert und können mit den OA-, ERP- und Anlagevermögenssystemen des Unternehmens verknüpft werden.

Nach der Identitätsprüfung (Gesichtserkennung, Ausweisleser, Benutzername und Passwort) melden sich die Mitarbeiter im System an, reichen einen Antrag auf Ausleihe von Geräten ein oder wählen direkt ein verfügbares Gerät aus. Das System überprüft die Berechtigungen des Mitarbeiters, woraufhin das entsprechende Fach automatisch entriegelt wird. Nach Entnahme des Geräts und Schließen der Schranktür protokolliert das System automatisch die Ausleihdaten. Nach Beendigung der Nutzung wird das Gerät an den entsprechenden Platz zurückgelegt und die Schranktür geschlossen; die RFID-Technologie erkennt das Gerät automatisch und schließt die Rückgabebuchung ab. Im Hintergrund des Systems werden alle Aus- und Rückgabeprotokolle dauerhaft gespeichert und können nachträglich abgerufen werden; es können Erinnerungen für fällige Ausleihfristen, fällige Wartungstermine und die Verschrottung von Geräten eingerichtet werden; das System unterstützt die Bestandsaufnahme per Knopfdruck, erkennt automatisch die im Schrank befindlichen Geräte und erstellt schnell Berichte über Bestandsabweichungen.

(2) Die wichtigsten Vorteile für die Verwaltung von Bürogeräten in Unternehmen

1. 7×24-Stunden-Selbstbedienung beim Ausleihen und Zurückgeben – Entlastung der IT- und Verwaltungsmitarbeiter Da kein Anlagenverwalter vor Ort anwesend sein muss, können die Mitarbeiter Geräte während der Arbeitszeit, bei Überstunden und am Wochenende selbstständig ausleihen und zurückgeben. Der Verwalter muss sich nicht mehr um die wiederkehrenden Aufgaben der Registrierung und Ausgabe kümmern und kann sich stattdessen auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Anlagenplanung, Wartung und Entsorgungsmanagement konzentrieren.
2. Persönliche Verantwortung für Vermögenswerte, lückenlose Rückverfolgbarkeit durch Audits Bei jeder Ausleihe und Rückgabe wird die Personalnummer des Mitarbeiters erfasst, sodass der gesamte Verbleib der Vermögenswerte lückenlos nachverfolgt werden kann. Vor dem Ausscheiden eines Mitarbeiters erinnert das System automatisch an die Rückgabe der Vermögenswerte, wodurch das Problem versäumter Rückgaben bei Austritten gelöst wird. Bei Verlust oder Beschädigung von Vermögenswerten kann der Verantwortliche schnell ermittelt werden, was den Anforderungen an die interne Kontrolle und die Prüfungsnachweise entspricht.
3. Echtzeit-Visualisierung der Anlagen zur Steigerung der Anlagenauslastung Der Status jedes einzelnen Bürogeräts wird in Echtzeit im Backend angezeigt: im Schrank, ausgeliehen, in Reparatur, ungenutzt. Die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen können den Bestand an gemeinsam genutzten Geräten abfragen, vorhandene Geräte vorrangig wiederverwenden, die doppelte Anschaffung neuer Geräte vermeiden und so den Kapitalbedarf für Sachanlagen senken.
4. Automatische Bestandsaufnahme mit einem Klick – erhebliche Reduzierung des Zeitaufwands für die Bestandsaufnahme Bei der herkömmlichen manuellen Bestandsaufnahme müssen die Seriennummern jedes einzelnen Geräts überprüft werden; der intelligente Materialschrank erkennt die darin befindlichen Gegenstände automatisch per RFID und erstellt mit einem Klick einen Bestandsbericht, sodass nur noch wenige Überprüfungen vor Ort erforderlich sind und der Zeitaufwand für die Bestandsaufnahme erheblich reduziert wird.
5. Einfache Installation, flexible Aufstellung im Bürobereich Die Schränke nehmen wenig Platz ein und können in IT-Räumen, Forschungs- und Entwicklungsbüros, an der Verwaltungsrezeption sowie in den Büros der Werkstätten auf dem Firmengelände aufgestellt werden. So können Bürogeräte in unmittelbarer Nähe gelagert und von den Mitarbeitern direkt vor Ort entnommen werden, was die Zeit für Wege zum Lager reduziert. Die Installation ist einfach, es sind keine baulichen Umbauten erforderlich und die Inbetriebnahme erfolgt in kurzer Zeit.
6. Systemanbindung zur Abdeckung des gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten Das System lässt sich in den OA-Genehmigungsprozess integrieren, sodass Mitarbeiter Anträge auf die Ausleihe von Vermögenswerten online einreichen können; nach der Genehmigung werden die Entnahmeberechtigungen automatisch freigeschaltet. Durch die Anbindung an das Unternehmensbuch über das Anlagevermögen werden Daten zu Einlagerung, Entnahme, Wartung und Verschrottung von Vermögenswerten in beide Richtungen synchronisiert, wodurch eine lückenlose digitale Verwaltung der Vermögenswerte gewährleistet wird.

III. Anwendungsbeispiele für intelligente Materialschränke und Ergebnisse bei der Vermögensverwaltung

Fallbeispiel 1: Gemeinsame Verwaltung von IT-Bürogeräten (Laptops, mobile Workstations, Projektoren) in der Konzernzentrale

Hintergrund des Projekts

Die Konzernzentrale beschäftigt 850 Mitarbeiter und umfasst mehrere Geschäftsbereiche. Für zahlreiche Projekte werden vorübergehend Laptops, mobile Workstations, tragbare Projektoren und Videokonferenzgeräte benötigt. Diese Geräte gehören zum Anlagevermögen des Konzerns und werden abteilungsübergreifend gemeinsam genutzt. Bisher waren zwei IT-Anlagenverwalter für die Einlagerung der Anlagen, die Registrierung von Aus- und Rückgaben, die jährliche Bestandsaufnahme sowie die Wartung und Instandhaltung der Geräte zuständig. Bisherige Probleme:

1. Da im Rahmen von Projekten häufig Geräte vorübergehend ausgeliehen werden, verbringen IT-Administratoren einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit der Ausgabe und Registrierung von Geräten. Mitarbeiter können Geräte nur während der regulären Arbeitszeiten an Werktagen ausleihen; bei Überstunden im Rahmen von Projekten ist eine Ausleihe nicht möglich;
2. Da Excel-Tabellen verwendet werden, werden die Daten nach der abteilungsübergreifenden Ausleihe von Geräten nicht rechtzeitig aktualisiert, was häufig zu Doppelbeschaffungen führt. Innerhalb des Konzerns liegen Dutzende ungenutzte Laptops herum, was zu einer hohen Kapitalbindung führt;
3. Bei der jährlichen Bestandsaufnahme der Sachanlagen benötigen zwei IT-Mitarbeiter fünf Tage, um die Bestandsaufnahme abzuschließen. Die Rückverfolgung der Anlagen ist schwierig, und jedes Jahr gehen einige Geräte verloren, ohne dass die Verantwortlichen ermittelt werden können;
4. Die Rückgabe von Vermögenswerten bei Ausscheiden von Mitarbeitern erfolgt auf der Grundlage manueller Überprüfungen, wodurch es häufig vorkommt, dass Laptops nicht zurückgegeben werden, was zu Vermögensverlusten führt.

Umrüstungskonzept für intelligente Materialschränke

Im IT-Serverraum des Konzerns wurden zwei Sätze intelligenter Materialschränke mit mehreren Fächern aufgestellt. Alle hochwertigen, gemeinsam genutzten IT-Bürogeräte wurden mit RFID-Etiketten versehen und in das Anlagenverzeichnis eingetragen. Durch die Anbindung an das OA-System des Konzerns können Mitarbeiter online Ausleihanträge stellen; nach der Genehmigung werden die Zugriffsrechte für die Schränke automatisch freigeschaltet. Die Mitarbeiter können die Geräte mittels Gesichtserkennung selbstständig entnehmen und zurückgeben; das System legt eine maximale Leihdauer fest und versendet bei Ablauf automatisch Erinnerungs-E-Mails sowie interne Nachrichten; bei verspäteter Rückgabe wird ein Alarm ausgelöst; der Status der Vermögenswerte wird im Hintergrund in Echtzeit überwacht, und es werden automatisch Berichte zur Nutzung der Vermögenswerte erstellt. IT-Administratoren sind lediglich für die Einlagerung von Geräten, die Einlagerung zur Reparatur sowie die Entsorgung zuständig; die täglichen Aus- und Rückgabevorgänge erfolgen vollständig selbstständig. Selten genutzte und geringwertige Büroverbrauchsmaterialien werden weiterhin über herkömmliche Regale verwaltet. Das Projekt wird schrittweise eingeführt, ohne den bestehenden Ausleihbetrieb zu unterbrechen; die gesamte Implementierungsdauer beträgt 22 Tage.

Vergleich der Kennzahlen vor und nach der Umgestaltung

Vor der Umstellung: 2 Mitarbeiter in der IT-Asset-Verwaltung; die Bearbeitung einer Aus- oder Rückgabe dauerte durchschnittlich 15 Minuten; für die jährliche Bestandsaufnahme waren 2 Mitarbeiter × 5 Tage erforderlich; Anzahl der ungenutzten Geräte: 37; jährlich gingen durchschnittlich 3 bis 4 Geräte verloren. Nach der Einführung der intelligenten Materialschränke:

1. Die Ausleihe und Rückgabe von Alltagsgegenständen erfolgt nun selbstständig, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für das IT-Personal erheblich verringert und dieses seine Energie nun in den Betrieb und die Wartung der Geräte sowie in die Anlagenplanung stecken kann; die Dauer für eine einzelne Ausleihe oder Rückgabe wurde auf unter 1 Minute verkürzt;
2. Die jährliche Bestandsaufnahme führt automatisch mit einem Klick zur Erstellung von Berichten, wodurch sich der Zeitaufwand für die Bestandsaufnahme um 881 TP3T reduziert und nur noch eine minimale Überprüfung vor Ort erforderlich ist;
3. Visualisierung des Anlagenbestands; vorrangige Wiederverwendung und gemeinsame Nutzung von Geräten durch die einzelnen Geschäftsbereiche; Rückgang der ungenutzten Anlagen um 731 TP3T; Verringerung von Doppelbeschaffungen; geringerer Kapitalbedarf für Sachanlagen;
4. Der gesamte Prozess der Ausleihe und Rückgabe von Vermögenswerten wird lückenlos protokolliert, bei Ausscheiden aus dem Unternehmen erfolgt automatisch eine Erinnerung an die Rückgabe der Vermögenswerte, der Verlust von Vermögenswerten wird nahezu vollständig verhindert und das Risiko von Vermögensverlusten wird erheblich verringert;
5. Das System erfasst die Nutzungshäufigkeit der Geräte und liefert damit Daten als Grundlage für die spätere Anschaffung sowie die Ausmusterung und Verschrottung von Anlagen, wodurch das Budget für die Anschaffung von Anlagen präziser gestaltet werden kann.

Zusammenfassung des Projekts: Intelligente Materialschränke beseitigen Engpässe bei der abteilungsübergreifenden Ausleihe und Rückgabe von IT-Bürogeräten in der Konzernzentrale, entlasten die Anlagenverwalter von sich wiederholenden Registrierungsaufgaben, mobilisieren ungenutzte Sachanlagen, reduzieren Doppelbeschaffungen und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen der internen Kontroll- und Prüfungsabteilungen des Konzerns hinsichtlich der Rückverfolgbarkeit von Sachanlagen.

Fallbeispiel 2: Verwaltung von tragbaren Messgeräten und Büroausstattung im Forschungs- und Entwicklungszentrum eines Forschungs- und Entwicklungsunternehmens

Hintergrund des Projekts

Forschungs- und Entwicklungsunternehmen mit 260 Mitarbeitern im Forschungs- und Entwicklungszentrum. Zu den F&E-Anlagen gehören tragbare Messgeräte, Laptops, tragbare Monitore, Kameras usw. Da sich die F&E-Projekte schnell weiterentwickeln, werden die Geräte häufig zwischen verschiedenen Projektteams ausgeliehen. Die F&E-Arbeit erfordert oft Überstunden und Nachtdienste für die Fehlerbehebung, während der bisherige Anlagenverwalter nur während der Tagschicht im Dienst war. Bisherige Probleme:

1. Die Entwickler arbeiteten nachts Überstunden, um das Projekt zu optimieren, und benötigten dafür vorübergehend Testgeräte. Da der Administrator nicht anwesend war, konnten sie diese nicht erhalten, was den Fortschritt der Entwicklungs- und Testarbeiten verzögerte;
2. Die Einzelpreise der Prüfgeräte sind hoch, sie werden häufig zwischen verschiedenen Projekten ausgeliehen, bei der handschriftlichen Erfassung kommt es oft zu Auslassungen, der Verbleib der Geräte ist unklar, und die Haftung für den Verlust oder Beschädigungen durch Stöße lässt sich nicht klären;
3. Die Geräte unterliegen regelmäßigen Eich- und Wartungsanforderungen. Da diese manuell im Kalender vermerkt werden, werden die Eichfristen häufig versäumt, was die Gültigkeit der Versuchsdaten beeinträchtigt und Compliance-Risiken mit sich bringt;
4. Die vierteljährliche Bestandsaufnahme erfordert die Mitwirkung der Forschungs- und Entwicklungsmitarbeiter, beansprucht deren Arbeitszeit und erschwert die Ermittlung von Bestandsabweichungen.

Umrüstungskonzept für intelligente Materialschränke

Im Bereich der Forschungs- und Entwicklungslabore werden intelligente Materialschränke aufgestellt, in denen häufig genutzte tragbare Testgeräte und Forschungs- und Entwicklungs-Laptops aufbewahrt werden. Alle Geräte sind mit RFID-Etiketten versehen, in denen Wartungs- und Eichfristen erfasst sind. Durch die Anbindung an das F&E-Projektmanagementsystem können Projektmitglieder nach der Projektfreigabe eine Ausleihberechtigung für die Geräte beantragen; das System verfügt über integrierte Warnfunktionen für Wartung und Eichung und benachrichtigt den Administrator automatisch, wenn ein Termin näher rückt, damit die Geräte zur Eichung eingeschickt werden können. Die F&E-Mitarbeiter können die Geräte rund um die Uhr selbstständig mit ihrer Mitarbeiterkarte ausleihen und zurückgeben; die Ausleih- und Rückgabedaten werden automatisch mit der Projektnummer verknüpft, was die Projektkostenabrechnung erleichtert.

Vergleich der Kennzahlen vor und nach der Umgestaltung

Vor der Umstellung: Die Ausleihe von Geräten war nur während der Tagschicht möglich; die vierteljährliche Bestandsaufnahme erforderte 2 Personen × 3 Tage; fällige Kalibrierungen von Geräten wurden häufig übersehen; die Nachverfolgung der projektübergreifenden Ausleihe von Geräten war schwierig. Nach der Einführung des intelligenten Materialschranks: Forschungs- und Entwicklungsmitarbeiter können Testgeräte rund um die Uhr (7×24 Stunden) selbstständig entnehmen; Der Arbeitsaufwand für die vierteljährliche Bestandsaufnahme wurde um 851 TP3T reduziert; es gibt automatische Warnmeldungen bei Ablauf von Eich- und Wartungsfristen, wodurch versäumte Prüfungen vermieden werden; die Ausleihe von Vermögenswerten ist an Projekte gebunden, sodass die Nutzungskosten der Projektvermögenswerte erfasst werden können; es gibt automatische Erinnerungen bei verspäteter Rückgabe von Geräten, der projektübergreifende Umlauf ist lückenlos nachverfolgbar, und die Verantwortlichkeiten bei Beschädigung oder Verlust von Geräten sind klar geregelt.

Zusammenfassung des Projekts: Da im Forschungs- und Entwicklungszentrum häufig Überstunden anfallen, passt sich der unbeaufsichtigte Modus der intelligenten Materialschränke an die unregelmäßigen Arbeitszeiten in der Forschung und Entwicklung an. Gleichzeitig gewährleisten die im System integrierten Funktionen zur Verbrauchsmessung und Wartungswarnungen die vorschriftsmäßige Verwaltung der Forschungs- und Entwicklungsgeräte, erfüllen die Anforderungen an die Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems in der Forschung und Entwicklung und ermöglichen eine integrierte Steuerung der Forschungs- und Entwicklungsressourcen sowie der Büroausstattung.

Fallbeispiel 3: Verwaltung von Büroverbrauchsmaterialien und gemeinsam genutzten Bürogeräten bei einem Fertigungsunternehmen mit mehreren Standorten

Hintergrund des Projekts

Ein Unternehmen der Maschinenbauindustrie verfügt über zwei Produktionsstandorte mit insgesamt 1.200 Mitarbeitern. Die Verwaltung der Verwaltungsgüter umfasst gemeinsam genutzte Projektoren, mobile Drucker, Funkgeräte sowie Büroverbrauchsmaterialien wie Tonerkartuschen und Tintenpatronen. Da die Vermögenswerte der beiden Standorte in getrennten Bestandslisten geführt werden, ist es der Zentrale nicht möglich, den Zustand der Vermögenswerte einheitlich zu überwachen. Die Verwaltungsmitarbeiter müssen gleichzeitig die Ausgabe von Verbrauchsmaterialien, die Ausleihe und Rückgabe von Geräten sowie die Bestandsaufnahme abwickeln, was mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist. Bisherige Probleme:

1. Die Anlagenbuchhaltungen der beiden Standorte sind voneinander unabhängig, sodass die Zentrale keinen Echtzeit-Überblick über den Gerätebestand hat und die Umbuchung von Anlagen zwischen den Standorten mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist;
2. Büroverbrauchsmaterialien werden manuell ausgegeben, es gibt keine festgelegten Bezugsgrenzen, was zu erheblicher Verschwendung führt;
3. Die Registrierung für die Ausleihe von gemeinsam genutzten Arbeitsgeräten ist umständlich, was die Ausleihe von Geräten bei Überstunden der Werkstattteams erschwert;
4. Die Bestandsaufnahme erfordert eine Vor-Ort-Zählung über mehrere Standorte hinweg, was zeitaufwendig ist und die Zusammenstellung der Daten erschwert.

Umrüstungskonzept für intelligente Materialschränke

In beiden Standorten wurden intelligente Materialschränke aufgestellt, die über eine zentrale Cloud-basierte Plattform zur Anlagenverwaltung einheitlich verwaltet werden. Hochwertige gemeinsam genutzte Bürogeräte werden in separaten Fächern aufbewahrt, während für geringwertige Büroverbrauchsmaterialien eine pauschale Entnahme vorgesehen ist. Das System ist an das ERP-System des Unternehmens angebunden, sodass Daten zur Einlagerung und Entnahme von Anlagen in das Modul für das Anlagevermögen synchronisiert werden; die Zentrale kann in Echtzeit den Bestand und die Entnahmeaufzeichnungen beider Standorte einsehen. Mitarbeiter können Geräte und Verbrauchsmaterialien mittels Gesichtserkennung selbstständig entnehmen; für Verbrauchsmaterialien sind Entnahmekontingente festgelegt, deren Überschreitung einer Genehmigung bedarf.

Vergleich der Kennzahlen vor und nach der Umgestaltung

Vor der Umstellung: Fragmentierte Informationen zu den Vermögenswerten über die beiden Standorte hinweg; keine festgelegten Kontingente für Büroverbrauchsmaterialien, wodurch die jährlichen Beschaffungskosten für Verbrauchsmaterialien zu hoch waren; die Zusammenfassung der Bestandsaufnahme über beide Standorte hinweg dauerte 4 Tage; umständliche Verfahren für die Ausleihe gemeinsam genutzter Geräte. Nach der Einführung der intelligenten Materialschränke: Die Zentrale verwaltet die Vermögenswerte beider Standorte einheitlich und transparent, die Vermögensübertragung erfolgt online; die Kontingentierung der Büroverbrauchsmaterialien wurde eingeführt, wodurch der Verbrauch um 261 TP3T gesenkt wurde; bei der Bestandsaufnahme werden Berichte automatisch generiert, wodurch sich der Zeitaufwand für die Zusammenfassung der standortübergreifenden Bestandsaufnahme um 801 TP3T verringerte; die Teams in den Werkstätten können gemeinsam genutzte Bürogeräte jederzeit selbstständig ausleihen, wodurch sich die Arbeitsbelastung des Verwaltungspersonals deutlich verringert hat.

Zusammenfassung des Projekts: Unternehmen mit mehreren Standorten nutzen eine Kombination aus Cloud-Plattform und lokalen intelligenten Materialschränken, um eine einheitliche digitale Verwaltung ihrer Büroausstattung und Verwaltungsverbrauchsmaterialien an verschiedenen Standorten zu realisieren, Informationsinseln zwischen den Standorten zu beseitigen, die Ausgabe von Verbrauchsmaterialien zu standardisieren und die Verwaltungskosten zu senken.

IV. Mechanismen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung durch intelligente Materialschränke im Rahmen der Unternehmensvermögensverwaltung

Aus der Betrachtung dieser drei Unternehmensbeispiele geht hervor, dass der Nutzen intelligenter Materialschränke nicht nur in der selbstständigen Ausleihe und Rückgabe liegt, sondern dass sie in fünf Bereichen – Personalkosten, Auslastung der Sachanlagen, Vermögensverluste, Compliance-Prüfungen und Beschaffungsbudget – umfassende Vorteile bieten.

1. Reduzierung des Personalaufwands für die Verwaltung von Verwaltungs- und IT-Anlagen Im herkömmlichen Modell verbringen die Anlagenverwalter einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit der Registrierung, Ausgabe und Überprüfung von Geräten; durch den intelligenten Materialschrank, der die selbstständige Ausleihe und Rückgabe ermöglicht, verlagert sich der Schwerpunkt der Arbeit der Verwalter auf die Einlagerung, Wartung, Verschrottung und Analyse von Anlagendaten, wodurch sich wiederholende administrative Aufgaben reduziert werden.
2. Ungenutzte Sachanlagen wieder in Betrieb nehmen und Doppelbeschaffungen reduzieren Durch die Echtzeit-Visualisierung des Anlagenstatus im Backend können Mitarbeiter ungenutzte Geräte ausfindig machen, bereits vorhandene Anlagen vorrangig wiederverwenden, die Anschaffung neuer Bürogeräte und Testgeräte reduzieren, den Kapitalbedarf für Sachanlagen senken und die Umschlagshäufigkeit der Anlagen verbessern.
3. Vermögensverluste reduzieren, die Zuständigkeiten für Vermögenswerte klar festlegen Jede Ausleihe und Rückgabe ist an die Identität des Mitarbeiters gebunden, der gesamte Vorgang ist nachverfolgbar und wird geprüft; bei Ausscheiden aus dem Unternehmen erfolgt automatisch eine Benachrichtigung zur Rückgabe der Vermögenswerte. Dadurch wird der Verlust von Laptops und Testgeräten bereits an der Quelle reduziert und der Verlust an Sachanlagen minimiert.
4. Sicherstellung der Instandhaltung und der Messkonformität von Anlagen sowie Reduzierung von Qualitätsrisiken Das System verfügt über integrierte Warnmeldungen zu fälligen Wartungs- und Eichterminen, um zu verhindern, dass Geräte zu lange ohne Wartung bleiben oder Messgeräte nicht rechtzeitig geeicht werden, und erfüllt damit die Anforderungen an die interne Kontrolle, das Qualitätsmanagementsystem in der Forschung und Entwicklung sowie die interne Revision.
5. Deutliche Verkürzung der für die Bestandsaufnahme benötigten Arbeitszeit und Verbesserung der Genauigkeit der Bestandsdaten Die automatische RFID-Bestandsaufnahme ersetzt die manuelle Einzelabzählung, verkürzt den Bestandsaufnahmezyklus erheblich und aktualisiert das Anlagenverzeichnis in Echtzeit. Damit werden die Probleme der Excel-Bestandslisten – Datenverzögerungen und zahlreiche Fehler – beseitigt.

V. Anwendungsbereich: Für welche Unternehmen eignet sich der Einsatz intelligenter Materialschränke zur Verwaltung von Büroausstattung?

Empfohlene Einsatzszenarien

1. In Unternehmen gibt es eine Vielzahl gemeinsam genutzter Bürogeräte: Laptops, mobile Workstations, Projektoren, tragbare Messgeräte, Videogeräte, Funkgeräte und andere häufig ausgeliehene Geräte;
2. Aufgrund von Überstunden der Mitarbeiter, projektbezogener Arbeit, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und mehreren Standorten ist die Ausleihzeit für Geräte nicht auf Werktage während der Tageszeit beschränkt;
3. Die Bestandsaufnahme des Anlagevermögens ist mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden, und die Rechnungsprüfung verlangt eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Vermögensbewegungen;
4. Es mangelt an IT- und Verwaltungsmitarbeitern für die Anlagenverwaltung, und man möchte repetitive Aufgaben wie die Erfassung und Ausgabe von Anlagen reduzieren;
5. Die Büroverbrauchsmaterialien müssen einheitlich verwaltet und nach festgelegten Kontingenten ausgegeben werden, um Verschwendung zu vermeiden.

Nicht empfohlene Anwendungsfälle

1. Die Vermögenswerte sind langfristig fest an bestimmte Personen zugewiesen; es gibt so gut wie keine Ausleihe, Rückgabe oder Weitergabe, sodass die Vermögenswerte kaum den Besitzer wechseln;
2. Das Gerät ist so groß, dass es nicht in den Schrank passt und sich nicht für die Lagerung in einem Schrank eignet;
3. Die Anzahl der Vermögenswerte ist äußerst gering, die Entnahmehäufigkeit sehr niedrig und das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag gering.

Empfehlung für ein Lösungspaket: Große Unternehmen können ihre Vermögenswerte stufenweise verwalten. Nutzung hochwertiger gemeinschaftlich genutzter Bürogeräte und tragbarer GeräteIntelligentes Materialkabinett; Für schwere Werkzeuge in der Fertigung sowie für Materialien mit geringem Wert, die in großen Mengen anfallen, können PTL-Regale mit Lichtsignal-Kommissionierung eingesetzt werden. Durch die Anbindung beider Systeme an dieselbe Anlagenplattform lässt sich eine integrierte digitale Verwaltung von Anlagen mit hohem und niedrigem Wert realisieren.

VI. Wichtige Punkte bei der Umsetzung des Projekts „Intelligente Materialschränke“ in Unternehmen

Aus den Erfahrungen bei der Umsetzung von Fallbeispielen geht hervor, dass die Hardware lediglich ein Träger ist. Die Aufbereitung der Stammdaten der Vermögenswerte, die Gestaltung der Zugriffsrechte, die Systemanbindung und die Neugestaltung der Geschäftsprozesse entscheiden unmittelbar über den Erfolg der Projektumsetzung. In der Umsetzungsphase liegt der Schwerpunkt auf folgenden Punkten:

1. Gestaffelte Verwaltung der Vermögenswerte, wobei zwischen hochwertigen Geräten und geringwertigen Verbrauchsmaterialien unterschieden wird Es ist nicht erforderlich, das gesamte Inventar in die intelligenten Materialschränke zu lagern. Vorrangig sollten häufig ausgeliehene, hochwertige und rückverfolgbare Bürogeräte sowie Prüfgeräte in die Schrankverwaltung aufgenommen werden; Laptops und Desktop-Computer, die fest einer bestimmten Person zugeordnet sind und langfristig genutzt werden, müssen nicht in die Schränke gestellt werden; Verbrauchsmaterialien mit geringem Wert sollten nach Bedarf und im Rahmen festgelegter Kontingente verwaltet werden, um die Projektausgaben zu kontrollieren und die Kapitalrendite zu steigern.
2. Standardisierung der Anlagestammdaten und Vereinheitlichung der Anlagenummern Vor der Inbetriebnahme sollten die Anlagenbücher aufbereitet, die Anlagenkennungen, Seriennummern und Wartungsinformationen vereinheitlicht sowie die Anlagenakten vervollständigt werden. Die Qualität der Anlagendaten wirkt sich direkt auf die Ergebnisse der systemgestützten Bestandsaufnahme und Rückverfolgbarkeit aus. Bei vielen Projekten treten nach der Inbetriebnahme Unregelmäßigkeiten auf, deren Ursache in unübersichtlichen Daten in den bestehenden Anlagenbüchern liegt.
3. Systemschnittstellen im Voraus planen und an OA, Anlagenverwaltung und ERP anbinden Entsprechend den Anforderungen des Unternehmens werden die OA-Genehmigungsprozesse und das System für das Anlagevermögen des Unternehmens miteinander verknüpft, um die Online-Genehmigung von Entnahmeanträgen sowie die bidirektionale Synchronisierung der Anlagendaten zu ermöglichen. Die Ermittlung der Schnittstellenanforderungen und die gemeinsamen Tests werden vorzeitig abgeschlossen, um Dateninkonsistenzen nach der Inbetriebnahme zu vermeiden.
4. Sinnvolle Planung der Aufstellungsorte der Schränke Der Einsatz erfolgt vorrangig in der unmittelbaren Umgebung der Mitarbeiter, z. B. in IT-Räumen, Forschungs- und Entwicklungslabors sowie an der Verwaltungsrezeption, um die Wege der Mitarbeiter zu verkürzen und die Benutzerfreundlichkeit zu maximieren. Unternehmen mit mehreren Standorten nutzen eine Architektur aus lokalen Schränken und einer einheitlichen Cloud-Plattform, um eine zentrale Überwachung durch die Zentrale zu ermöglichen.
5. Stufenweise Konfiguration von Berechtigungen, angepasst an verschiedene Positionen Für Administratoren, Abteilungsleiter und normale Mitarbeiter werden abgestufte Berechtigungen festgelegt. Normale Mitarbeiter können nur die Ausleihe von Vermögenswerten beantragen, die innerhalb ihres Berechtigungsbereichs liegen; Administratoren verfügen über Berechtigungen für die Einlagerung, Ausmusterung und Konfiguration von Berechtigungen sowie für die Einsicht in Berichte; es kann eine maximale Ausleihdauer festgelegt werden, bei deren Überschreitung automatisch eine Warnmeldung ausgegeben wird.
6. Schulung aller Mitarbeiter, Einrichtung eines Betriebs- und Wartungsmechanismus Durchführung von Anwendungsschulungen für Verwaltungsmitarbeiter, IT-Mitarbeiter und Mitarbeiter; Einrichtung von Abläufen für den Umgang mit beschädigten RFID-Etiketten und Unregelmäßigkeiten bei der Rückgabe von Geräten; regelmäßige Inspektion der Schränke und Lese-/Schreibmodule, um einen langfristig stabilen Betrieb des Systems zu gewährleisten.

VII. Schlusswort

Bei der traditionellen manuellen Buchführung für Büroausstattung und Anlagevermögen in Unternehmen konzentrieren sich die Probleme vor allem aufDie Rückverfolgung von Vermögensbewegungen ist schwierig, das Ausleihen und Zurückgeben erfordert das Personal, die Inventur ist mit hohen Kosten verbunden, und ungenutzte Vermögenswerte können nicht mobilisiert werden., was zu Verlusten bei den Sachanlagen, doppelten Anschaffungen und einer Verschwendung von Verwaltungskapazitäten führt. Als digitale Lösung für leichte Vermögenswerte bieten intelligente Materialschränke auf der Grundlage von RFID-Erkennung, elektronisch gesteuerten Fächern, Selbstbedienung bei Ausleihe und Rückgabe sowie einem Backend-System zur Vermögensverwaltung den Mitarbeitern rund um die Uhr einen Ausleih- und Rückgabeservice für Büroausstattung. Dadurch werden IT- und Verwaltungsmitarbeiter von umfangreichen manuellen Erfassungsaufgaben entlastet und eine digitale Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus der Vermögenswerte ermöglicht.

Drei Praxisbeispiele belegen, dass intelligente Materialschränke ungenutzte Shared-Office-Ressourcen in Unternehmen effektiv mobilisieren, Doppelbeschaffungen reduzieren, das Risiko von Vermögensverlusten senken, den Zeitaufwand für Inventuren erheblich verkürzen und die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Vermögenswerten im Rahmen der internen Kontrollprüfungen sowie der Qualitätsmanagementsysteme in Forschung und Entwicklung erfüllen. Im Vergleich zu großen automatisierten Hochregallagern benötigen intelligente Materialschränke nur wenig Platz, lassen sich schnell installieren und erfordern überschaubare Investitionen. Sie eignen sich daher besonders für Konzernzentralen, Forschungs- und Entwicklungszentren sowie Fertigungsunternehmen mit mehreren Standorten.

Intelligente Materialschränke sind keine Allzwecklösung; Unternehmen müssen ihre Vermögenswerte nach Prioritäten verwalten und dabei gemeinsam genutzten Vermögenswerten mit hoher Umschlagshäufigkeit Vorrang einräumen. Unternehmen können je nach Art der Vermögenswerte eine digitale Lösung aus intelligenten Materialschränken und PTL-Leuchtregalen einsetzen, diese an ihre ERP- und OA-Systeme anbinden und so eine einheitliche digitale Plattform für Unternehmensvermögenswerte aufbauen. Auf diese Weise lassen sich die Auslastung der Sachanlagen kontinuierlich optimieren, die administrativen Betriebskosten senken und die Präzision der Vermögensverwaltung verbessern.